副業メンバーが多数参画する中でのバックオフィス業務の工夫を、
私たちoverflowでの実例も交えてお伝えします。
本稿では、特に人事に関わる分野についてご紹介します。
目次
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契約管理
副業メンバーを多数受け入れるうえで、基礎となるのが契約管理です。
まずは、スムーズに契約締結ができるような仕組みを作ることが重要です。参画が決定してから稼働開始までのリードタイムが短い場合も多いため、契約がボトルネックとなって稼働開始が遅れることが無いように、フォーマットの整備や締結までのフローを整えます。
また、稼働開始時には、どのくらいの期間でどの程度のアウトプットを期待するのか、期待値のすり合わせをしておきましょう。このすり合わせをしておかないと互いに期待値が合わず、契約が早期終了してしまう原因にもなります。具体的な業務内容についてはチーム内ですり合わせをしてもらい、バックオフィスとしては業務委託契約書内に委託業務を細かく落とし込めるようなフォーマットを用意しておくのがよいでしょう。
契約書は、ただ保管しておくだけではなく、入社日・契約終了日、自動更新の有無などを一覧で確認できるようにし、契約の更新漏れなどが無いように注意します。スプレッドシート・Excelで契約終了日が近づくとアラートを出すようなスクリプトを組んだり、契約管理システムを使うのがおすすめです。
overflowでは、業務委託を含む全メンバーにSmartHRのアカウントを発行し、契約に必要な情報の取得から契約書締結までSmartHRを通して行っています。自動化できる部分は自動化し、最短で即日稼働開始が可能なフローを構築しました。具体的な方法についてはこちらをご確認ください。→「人材循環型社会」を支えるoverflowの SmartHR 活用方法
人員管理
人員情報を正しく管理することは、会社の経営にとっても非常に重要です。正社員だけではなく業務委託者の情報も正しく管理していく必要がありますが、雇用形態ごとにツールを分けてしまうと、どれが最新の正しい情報なのかがわかりにくかったり、更新漏れが発生したり、様々な問題が生まれます。
雇用形態に関わらず1つのスプレッドシート・Excelに情報をまとめる、もしくは共通の管理システムを使用するなど、一元管理するのが理想です。
overflowでは、業務委託を含む全メンバーの人事周りの情報をSmartHRで一元管理しており、管理コストをかけずに正しい人員情報を把握しつづけられる状態を実現できています。具体的な構築方法についてはこちらをご確認ください。→「人材循環型社会」を支えるoverflowの SmartHR 活用方法
オンボーディング
副業メンバーが参画するにあたって、平日日中にオリエンテーションの時間を確保するのが難しい/短い稼働時間の中でオンボーディングに時間を割くのが難しいという問題がよく聞かれます。
この問題を解決するために、overflowではnotionでオンボーディングドキュメントを作成し、読んで必要事項に対応するだけでオンボーディングが完了するような仕組みを構築しています。
（ドキュメントの構成は、副業メンバーのオンボーディング、フォローアップのコツで詳しく紹介していますので、ぜひご確認ください。）
業務を始めるうえで迷う点があれば、ドキュメント内を検索すれば必要な情報に辿り着けるようになっています。
また、ドキュメントに書かれていること以外はチームからの共有が必要なものとして、所属チームのメンバーが立ち上がりのサポートを行っています。
参考：overflowのオンボーディングドキュメント（一部抜粋）
稼働中のサポート
副業メンバーへも正社員と同様に、稼働中の人事的なサポートを行う必要があります。
overflowでは、業務委託者を対象にしたアンケートを四半期に一度実施しています。組織の状態を可視化してチーム・個人のパフォーマンスを最大化することを目的とし、エンゲージメントやコンディションについて確認する内容です。結果は各リーダーへフィードバックし、その後の改善に活かしています。
また、アンケートの中で今後の関わり方の希望についても確認していて、正社員転換の話を具体的に進めるきっかけになっています。
正社員にアトラクトする際のステップや、副業メンバー側から正社員転換を希望された場合の対応については事前に決めておくのがおすすめです（副業メンバー用の選考フローを用意しておく、正社員転換する基準を明確にしておく、等）。
参考：コンディションアンケート（一部抜粋）